Grote kostenbesparingen en een sterke productiviteitsverbetering

Wist u dat 80%, zo niet meer, van de kennis in organisaties in de vorm van documenten (zowel digitaal als analoog) is opgeslagen? Het verwerken van al deze documenten slorpt een substantieel deel van uw totale bedrijfskosten op. Belangrijker nog is dat een niet efficiënt en effectief documenten- c.q. informatiebeheer in hoge mate uw in- en externe communicatie ondermijnt waardoor uw productiviteit in negatieve zin wordt beïnvloed.

Een optimale beheersing van uw documenten(stroom) betekent daarentegen een verlaging van de distributie- en opslagkosten met 90%, een snelle(re) toegankelijkheid tot alle bedrijfsdocumentatie en een productiviteitsverhoging op de werkplek van 25% à 50%.

Geen wonder dat in veel organisaties Document Management topprioriteit heeft gekregen. In de praktijk blijkt evenwel dat vrijwel elke organisatie grote moeite heeft haar documenten en de activiteiten en technieken er omheen efficiënt te managen. In slechts een handjevol bedrijven is inmiddels sprake van een professioneel documentenbeleid.

Doel van de cursus Document Management

De schriftelijke cursus Document Management geeft u een samenhangend inzicht in de organisatie, de werkwijze(n) en de modernste techniek(en) rond Document Management. De cursus verrijkt uw kennis met de nieuwste ontwikkelingen omtrent het beheren en beheersen van al uw informatie, inhoud en overige procesgerelateerde documenten binnen een organisatie.

Voor wie is de cursus Document Management bedoeld?

De schriftelijke cursus Document Management is een absolute must voor iedereen die volledig op de hoogte wil zijn van de laatste ontwikkelingen omtrent Document Management en actief betrokken is bij de (succesvolle) invoering van Document Management.

Beoordeling door cursisten

De cursus ‘Document Management’ wordt door cursisten beoordeeld met een 8,5.

Enkele reacties van cursisten:
'Geeft een goed inzicht in de aspecten van invoering en gebruik van Document Management.'
Wim Haas, Projectmanager Weir Minerals Nederland

'Een breed spectrum aan topics komt aan bod, daardoor is de cursus Document Management heel compleet. Een absolute aanrader voor eenieder die betrokken is bij documentatie of document management binnen de organisatie!'
Technisch schrijver

'Positief: overzichtelijk, goede indeling, leesbaar.'

'Geeft veel informatie, brede kijk/inzicht in materie.'

'Uitgebreide leergang met veel informatie.'

'De volledigheid is zeer goed, alle aspecten van document management zijn behandeld. Geen negatieve opmerkingen, de cursus is goed in elkaar gezet. Het ziet er netjes uit en kwam telkens op tijd aan.'
Medewerker digitale informatie, Provincie Flevoland

'Het was allemaal goed in orde. Ik vond het een leerzame cursus die volledig aansluit op mijn werk.'

'Goed, informatief, ervaring rijker en krachtig gebruik van kennis.'

'De cursus is makkelijk te lezen en zeer boeiend. Ik ben zeer tevreden over de manier hoe IMF te werk gaat.'

'Duidelijk stof die direct aansluit bij de praktijk. Overzichtelijk, goed leesbaar. Ik ga de cursus zeker aanraden bij een aantal collega's.'
Hans Mol, Technological Consultant Ricoh Nederland

'De lessen zijn in zéér begrijpelijke taal geschreven.'
Ria Wolters, Facilitair Medewerker Documentatie en Reproductie

'Een complete en inhoudelijk prima te begrijpen leergang. Geeft een goed beeld en een goede achtergrond.'

'Niets gemist, was allemaal uitgebreid, veel (bij)geleerd.'

'Les IX Beveiliging en beschikbaarstelling was heel duidelijk! Zelfs te begrijpen als je hier in de praktijk niet mee te maken hebt!'

'Ik was erg blij dat de mogelijkheid bestond om contact op te nemen; door de duidelijkheid van de lesstof was dit echter niet nodig.'

'Overzichtelijk, duidelijke taal, altijd op tijd.'

'Interessant, bruikbaar als naslagwerk.'

'Een zeer uitgebreide en goed uitgewerkte leergang waarin een breed scala aan onderwerpen aan bod komt. Document management is nu helder!'
Monique van Burg, Documentair Informatie Verzorger, Gemeente Schouwen-Duiveland

LES I
Document Management in de praktijk

• Integraal Document Management
• Begrippen en begrippenkaders
• Praktijkcases

LES II
Organiseren van documenten

• Verschijningsvormen
• Archiveringsprincipes en -methoden
• Registreren van documenten
• Wettelijke aspecten

LES III
Elektronisch documentenbeheer

• Wat is een document?
• Documenten in perspectief
• Kennismanagement
• Elektronisch documentenbeheer: classificeren en indexeren
• Electronic Document Management Systemen (EDMS) en technologie

LES IV
Elektronisch dossierbeheer

• Wat zijn elektronische dossiers en wanneer zijn zij nodig?
• Functies van elektronische dossiers
• Implementatie van elektronische dossiers
• Elektronische dossiers en Worklow Management
• Case study

LES V
Retrieval, publishing en dissemination

• Randvoorwaarden t.b.v. een goede retrieval
• Wijze van zoeken en ontsluiting
• Gestandaardiseerd en ad hoc samenstellen en generatie van output t.b.v. diverse media (papier, elektronisch, cd-rom)
• Adresseren en produceren van output t.b.v. postverspreiding: administratie en initiatie van activiteiten t.b.v. verspreiding

LES VI
Het management van werk aan documenten

• Onderscheid tussen documentbenadering en procesbenadering
• Invoermanagement
• Het document-captureproces
• Document scanning
• Formulierverwerking
• Workflow management en de relatie met Document Management

LES VII
IT-architectuur en het beheer van een Electronic Document Management Systeem (EDMS)

• Onderdelen en architectuur van een EDMS
• Technische en organisatorische maatregelen voor de verbetering van de beschikbaarheid
• Preventieve en correctieve maatregelen voor het beheer

LES VIII
Implementatie van een EDMS

• Geïntegreerde informatievoorziening
• Basiscomponent van het EDMS: gestructureerde versus dynamische documenten
• Aanvullende componenten voor het EDMS

LES IX
Beveiliging en beschikbaarstelling

• Juridisch kader
• Beveiliging en veiligheid; de Code voor Informatiebeveiliging en ITIL
• Maatregelen: C2 beveiligingssysteem; Internet; Intranet; Firewalls
• Fysieke beveiliging met SSL, IPSec en SET
• Public Key Infrastructure (PKI) en de digitale handtekening
• Documenttechnieken voor beveiliging
• Bewaren en bewijzen: records management

LES X
Marktontwikkelingen en trends

• Historie
• Marktontwikkelingen
• Trends
• Trends op de langere termijn

Data en locaties

De cursus 'Document Management' gaat op 24 mei 2012 en 21 juni 2012 weer van start. Op de datum van uw keuze kunt u de eerste les van de schriftelijke cursus 'Document Management' tegemoet zien. Vervolgens sturen wij u elke week een les toe. Aangezien het een schriftelijke cursus betreft, is het ook mogelijk op een ander moment te starten. U kunt uw gewenste datum aangeven op het inschrijfformulier. Voor de bestudering van een lesdeel moet u rekenen op een studieduur van plm. 4 uur. Aan het eind van de cursusperiode ontvangt elke cursist een Certificaat van Deelname.

• A.B. van Trotsenburg, verandermanager Human Creations
• R. de Graaf, senior consultant Unisys
• G.J. de Waard CDIA GDDM MBII MIT CSMe, senior technology architect Unisys
• Q. Tabak, projectmanager overheid Unisys
• W.J.M. Hamers CDIA GDDM MBII MIT CSMe LIT, senior managing consultant Unisys Nederland, voorzitter van Document Management Issues van de vereniging ICT Nederland en tevens uw eindredacteur

Persoonlijke begeleiding

Mocht u tijdens het bestuderen van de lesstof vragen hebben, dan kunt u telefonisch of per e-mail contact opnemen met uw auteurs.