Essentiële keniis vastleggen en overdragen binnen bedrijven waar belangrijke kennis verloren dreigt te gaan doordat de expert de organisatie gaat verlaten (pensioen, andere baan). Kenniscapsules kunnen ook gebruikt worden als methodiek om interne overplaatsing van mederwerkers te begeleiden (bekleden van een andere functie, overplaatsing naar een andere afdeling). Het gaat hierbij om het vast te leggen van de voor het bedrijf cruciale vaktechnische kennis, kennis m.b.t. interne bedrijfsproccessen en/ of externe processen/ netwerken.

Het traject bestaat uit een drietal stappen:

- Visie vorming en globaal ontwerp

In deze fase wordt samen met u besloten welke kennisgebieden moeten worden vastgelegd en wordt een interviewstramien ontworpen zodat expert kennis gestructureerd wordt vastgelegd waardoor deze gemakkelijk kan worden terug gevonden.

- Uitvoering

Tijdens de uitvoering van het traject vinden per expert een aantal interviews plaats. Er wordt gestart met een breedte interview waarin ondermeer een inventarisatie en prioritering van de kennisgebieden van de expert plaats vindt. Aan de hand van deze inventarisatie vinden een aantal diepte interviews plaats (meestal 2-5) waarin, per kennisgebied, specifieke onderwerpen zoals taken en verantwoordelijkheden worden besproken.

- Eindrapport

Van de interviews wordt een transcript van de gesprekken gemaakt die uiteindelijk resulteren in een excutive samenvatting, CV, functieomschrijving en andere belangrijke gegevens worden eventueel als appendis aan het eindverslag toegevoegd. Na de verwerking van de opmerkingen van de geïnterviewde wordt het rapport opgeleverd.

Bedrijven die nu of in de nabije toekomst te maken krijgen met het vertrek van ervaren/cruciale medewerkers, de experts, waardoor waardevolle kennis verloren dreigt te gaan. Het kan hierbij gaan om managers maar ook om zeer ervaren productiemedewerkers of bijvoorbeeld servicemonteurs.