MBO Directiesecretaresse/Management assistent (niveau 4)
Als Directiesecretaresse/Management assistent krijgt u door de dagelijkse omgang met de directie of staf inzicht in de dagelijkse leiding. U vervult daardoor een bijzonder verantwoordelijke en ook zelfstandige functie. Zo voert u de corresspondentie in het Nederlands en Engels, maar ook in een andere moderne taal zoals Duits of Frans. Daarnaast bereidt u vergaderingen voor, verzorgt u de notulen en organiseert u belangrijke bijeenkomsten. Tevens ondersteun en adviseert u de planning en coördinatie van werkzaamheden van andere collega’s.

U signaleert en anticipeert
Van u wordt verwacht dat u, indien nodig, nieuwe procedures bedenkt en uitwerkt. Daarnaast dient u op te treden als intermediair en dient u eventuele knelpunten tijdig te signaleren en op nieuwe zaken te anticiperen. U moet snel om kunnen schakelen, want vaak lopen er verscheidene activiteiten naast elkaar.

Wat kan een directiesecretaresse/management assistent
Als directiesecretaresse/management assistent ondersteunt u het management bij het hele proces van planning en uitvoering. Veel werkzaamheden verricht u zelfstandig. U neemt initiatief en bedenkt zelf oplossingen. U bent werkzaam in een organisatie waar sprake is van een directeur of manager.

Mogelijke functies
Directiesecretaresse
Teamsecretaresse
Personal assistant
Projectsecretaris
Persoonskenmerken
Als directiesecretaresse/management assistent kunt u accuraat en gedisciplineerd werken. U bent dienstverlenend, representatief en hebt een resultaatgerichte instelling. U kunt heel zelfstandig werken, maar ook in teamverband. Hierdoor bent u collegiaal. Vanwege de hectiek die in uw functie kan voorkomen, bent u ook stressbestendig en besluitvaardig. U blijft vriendelijk en beleefd naar de mensen die u ondersteunt en naar de klanten van het bedrijf waar u werkt.

Veelzijdig takenpakket
Het takenpakket van een directiesecretaresse/management assistent is veelzijdig. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van werkzaamheden die u in deze functie kunt uitvoeren:


Zelfstandig verzorgen en uitwerken van correspondentie (notities, rapporten, etcetera)
Bijhouden van de (diverse) agenda’s en maken van afspraken, zowel binnen als buiten de organisatie
Regelen van lunches, recepties en zakenreizen
Ontvangen en informeren van bezoekers
Onderhouden van in- en externe contacten met medewerkers en relaties (en het beheren van vertrouwelijke informatie)
Verzorgen van uitnodigingen voor bijeenkomsten
Verzorgen en organiseren van vergaderingen en besprekingen
Verzorgen van uitgaande en binnenkomende post
Behandelen en afhandelen van binnenkomende telefoongesprekken
Versturen en afhandelen van faxen en e-mailberichten
Verstrekken van informatie aan directie en management
Notuleren en uitwerken van vergaderingen
Systematiseren, actualiseren en het periodiek schonen van diverse archieven
Aanleggen en bijhouden van dossiers
Inrichten en beheren van nieuwe archieven
Administratief ondersteunen van projecten
Beheren van vakliteratuur
Voorbereiden en uitvoeren van werkzaamheden voor publicaties, beurzen, presentaties, interviews, seminars, enz.
Beheren van het klantenbestand
Bewaken van voorgenomen besluiten en deadlines ten behoeve van directie en management
U kunt met deze opleiding overal aan de slag als secretaresse, in profit en non-profitorganisaties, bij kleine en bij grote bedrijven en instellingen.

Doel

diploma of certificaat van deelname Inschrijven